Muhasebe programı ararken öncelikle firmamızın ihtiyacını belirlemek gerekmekte. Bu ihtiyaca göre program arayışına geçmek lazım. Ne çok fazla nede çok az özellik olmalı. Bu programın ileriye dönük ihtiyacımızı karşılaması gerekmiyor manasına gelmez. Önemli olan o an ve yakın zamanda ihtiyaçlarımızı karşıması. Yoksa hiç kullanmayacağımız özellikler için fazla dan ücret ödemenin bir manası yok. Çünkü genelde ne kadar fazla özellik varsa ücret o kadar artmaktadır. Buna paralel olarak program karmaşıklaşmakta. Az özellik daha kolay kullanımdır genelde.

Program alırken ikinci önemli şey, yazılım firmasının desteği ve tecrübesidir. Program ne kadar iyi olsa da eğer firmanın desteği yoksa sıkıntı yaşanmakta. Kurumsal yada marka firmaların her zaman çok iyi destek vereceği söylemi aslında paradoksal bir yalandır. Çünkü müşteri sayısı arttıkça firmanın desteği azalmakta yada ücretlendirilmekte, yada destek ücretleri pahalanmaktadır.

Muhasebe Programı alırken marka program almayı genelde muhasebeciler tercih etmektedir. Çünkü eleman genelde ücreti kendisi ödemediği için istediği programı pahalıda olsa aldırmak istemektedir. Bunun diğer sebebi de yalnızca o programı bildiğinden başka programa sıcak bakmayacaktır. Burada firma sahibinin inisiyatif alması gerekir. Birde programı elemana öğretip kendisi program konusunda fazla caba sarf etmeyen firma sahipleri genelde yanlış yapmışlardır. Çünkü elemana bağlı kalmak ve programa müdahale edememek çok büyük bir stratejik hatadır. Firma sahibi, muhasebe programı alırken kendisinin de öğrenebileceği, kullanabileceği bir program alması gerekir.

Muhasebe Programının veritabanın açık olması önemlidir. Çünkü açık- free veritabanlarına ulaşım her zaman kolay olacaktır. Hem başka platformlarla ortak kullanımda hem de veri aktarımlarında bu özellik önemlidir.

Fiyatı düşük olup, yazılım piyasasına ilk giren firma yada şahıslardan uzak durmayı tavsiye ederiz. Çünkü firmanın bu işi ne kadar sürdüreceği belli değildir. Muhasebe programının tutup tutmayacağına göre firma işe devam edecektir. Genelde olan ise birkaç program sattıktan sonra bu işten çekilmek şeklindedir. Bu işi ek iş olarak yapanlar ise oldukça fazladır. Bir web sitesi ile home ofis yada başka bir işte çalışırken yazılım işine girenler vardır.

Web tabanlı yazılımlarda verilerinizin nerede tutulduğuna dikkat etmeniz gerekir. Yanı özel ticari bilgilerinizin başkasının bilgisayarında tutulmasından rahatsızlık duymuyorsanız sıkıntı olmaz. Yine sizin web den girebildiğiniz her ortama yabancıların yada kötü niyetlilerinde girebileceğini düşünmeniz gerekir. Kendi serverınız da bilgi tutmak hem maliyetlidir hem de güvenlik-teknik bilgisi ister.

Düşük ücret karşılığı her türlü desteği hiçbir sınır olmadan verildiğini vadeden firmalardan uzak durmak gerekir. Çünkü hizmet sektöründe her bir işlemin belli bir maliyeti vardır. Örneğin 100 TL ye satılan bir program için istediğiniz zaman geliriz deniliyorsa şüpheyle bakılmalı. Çünkü o ücret karşılığı yapılacak iş değildir. Ticaret yapan bir firmanın 100 TL karşılığında bir müşterisine 3-4 kez yerinde gitmesi aslında zararına bir satış demektir. Para kazanılmadan yapılan işlemlerin sonrasında değişik şeyler çıkabilmekte.

Muhasebe Programı bayiden değil de mümkünse direk yazılım firmasından almanızı tavsiye ederiz. Bayiler hiçbir zaman yazılım firması kadar muhasebe programlarına yada herhangi bir ticari yazılıma vakıf değillerdir. Ama yazılım firması programın tüm detayını bildiği ve geliştirme olanağı kendilerinde olduğundan direk satıcı olarak tercih edilmelidir.

Son olarak ücretsiz yada yıllık düşük ücret karşılığı programlara dikkat etmek gerekir. Ücret yoksa aslında destekte yoktur. Yada bir süre sonra o program mutlaka ücretlendirilecektir. Çünkü ticari olarak kazanç olmadan bir firmanın vakıf gibi ücretsiz program dağıtması mantıksızdır ki bunun örneklerini ne yazık ki gördük. Ücretsiz yada düşük ücretli bir program binlerce kopya dağıtıldıktan sonra yabancı bir firmaya satılmış, kullanıcıları mağdur olmuştu.